霧島市で建設業許可｜過去の請求書や通帳は何年分必要？

なぜ過去の請求書が必要になるのか

建設業許可の要件の一つに、建設業の経営を適切に行える体制があることが挙げられます。

代表者や常勤役員等の過去の経営経験を使って申請する場合、主に次の二つを確認します。

• その人が事業主や法人役員などの立場にあった期間
• その期間に実際に建設業を営んでいたこと

個人事業主としての期間は確定申告書などで確認できます。しかし、確定申告書に「建設業」と書かれているだけでは、どのような工事を請け負っていたかを十分に確認できないことがあります。

そこで、工事の契約書、注文書、請求書などを使い、建設工事を継続して請け負っていたことを確認します。

請求書は何年分必要？

最も一般的な要件である「建設業に関して5年以上、経営業務の管理責任者としての経験」を使う場合は、少なくとも5年以上の期間を確認できる資料を準備するのが基本です。

一方、経営業務を補佐した経験などで申請する場合には、6年以上の経験が必要になることがあります。

請求書は1年に何枚必要？

鹿児島県の公表資料では、請求書について「1年に何枚」「何か月ごとに1枚」といった一律の枚数は明記されていません。

実際には、資料の日付、工事内容、請負金額、相手方、経験期間の連続性などを見ながら確認されます。

そのため、最初から自己判断で数枚だけ選ぶのではなく、該当期間の資料をできるだけ広く集めておくことをおすすめします。

• 工事請負契約書
• 注文書・注文請書
• 工事代金の請求書
• 工事代金の入金が分かる通帳
• 確定申告書の控え
• 工事台帳や売上台帳
• 見積書や領収書

集めた資料の中から、どの書類を申請に使用するかを整理していきます。

通帳も必要になるの？

鹿児島県の案内では、建設業を営んでいた期間の確認資料として、契約書・注文書・請求書などが挙げられています。

通帳は常に必須と決まっているわけではありません。ただし、請求書だけでは実際の取引状況を確認しにくい場合に、工事代金の入金を裏付ける資料として役立つことがあります。

請求書と通帳を照合するときは、次の内容を確認します。

• 請求先と振込人の名称が対応しているか
• 請求金額と入金額の関係を説明できるか
• 請求日と入金日の時期が不自然ではないか
• 工事に関する入金であることを説明できるか

複数の工事代金がまとめて入金されている場合や、現金で受け取っていた場合には、通帳だけで工事内容を確認することが難しくなります。請求書、契約書、領収書なども合わせて整理しましょう。

確定申告書だけでは足りないことがある

個人事業主としての経験を証明する場合、確定申告書は「事業主として事業をしていた期間」を確認する重要な資料です。

しかし、確定申告書だけでは、その売上が建設工事の請負によるものか、それとも物品販売、修理、人工出しなどによるものかを判断できない場合があります。

そのため、一般的には次のように組み合わせて確認します。

「工事一式」という請求書でも使える？

請求書の内容が「工事代」「作業代」「○月分」だけの場合、どの種類の建設工事を請け負ったのか分からないことがあります。

建設業許可には、建築工事業、大工工事業、電気工事業、管工事業、塗装工事業などの業種区分があります。

請求書の記載が簡単すぎる場合には、契約書、見積書、注文書、工事台帳、施工写真などを合わせて確認し、工事内容を説明できるようにしておく必要があります。

請求書が残っていない場合の確認方法

古い請求書を処分してしまった場合でも、すぐに申請を諦める必要はありません。まずは、次の順番で資料を探してみましょう。

1. 会社や自宅の保管書類を確認する
   契約書、見積書、領収書、工事台帳、古いパソコンのデータなどを確認します。
2. 税理士や会計担当者に確認する
   確定申告書、総勘定元帳、売上台帳などが保管されている可能性があります。
3. 取引先に確認する
   注文書、契約書、支払記録の写しを保管している場合があります。
4. 銀行の取引履歴を確認する
   通帳がなくても、金融機関から過去の取引明細を取得できる場合があります。
5. 資料を時系列に整理する
   集まった資料を年度ごとに並べ、空白期間がないか確認します。

ただし、代わりの資料が必ず認められるとは限りません。資料を集めた段階で、申請先または専門家に確認することが安全です。

霧島市の事業者はどこへ申請する？

霧島市に主たる営業所があり、営業所が鹿児島県内だけにある場合は、原則として鹿児島県知事許可を申請します。

営業所が宮崎県など複数の都道府県にある場合は、国土交通大臣許可になる可能性があります。なお、知事許可でも工事を施工できる地域が鹿児島県内に限定されるわけではありません。

許可区分や営業所の要件については、当事務所の建設業許可申請サポートのご案内もご覧ください。

申請前に確認したいポイント

• 経営経験を何年分証明する必要があるか
• その期間の確定申告書が残っているか
• 建設工事の請求書や契約書が残っているか
• 請求書から工事内容を確認できるか
• 資料に長期間の空白がないか
• 申請する業種と過去の工事内容が合っているか
• 常勤性や営業所技術者等の要件も満たしているか

建設業許可は、請求書の年数だけで取得できるかどうかが決まるものではありません。常勤役員等、営業所技術者等、社会保険、財産的基礎、営業所など、ほかの要件も合わせて確認する必要があります。

まとめ

霧島市で建設業許可を申請する場合、過去の請求書は、原則として必要な経営経験の期間である5年以上を確認できるように準備します。申請する要件によっては、6年以上の資料が必要になる場合もあります。

ただし、請求書や通帳の必要枚数は一律ではありません。経験したときの立場、現在の許可の有無、請求書の記載内容、ほかに残っている資料などによって判断が変わります。

資料を処分してしまう前に、確定申告書、契約書、注文書、請求書、通帳、工事台帳などを年度ごとに整理しておきましょう。